Dynamisches Beschaffungsmanagement für mehr Effizienz, Kontrolle und Zukunftsfähigkeit

Wir strukturieren die Beschaffung strategisch entlang Ihrer Haushalts- und Wirtschaftsplanung – Warengruppen, Verwaltungsausgaben für Personal, IT oder Digitalprojekte werden strategisch geführt, Bedarfe gebündelt und Lieferantenportfolios gebildet. So schaffen wir eine klare Grundlage für Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit. Darüber hinaus bauen wir eine KI-gestützte Vertragsdatenbank in einer deutschen Cloud auf, die Vertragsbeziehungen produktgruppenübergreifend erfasst und durch Contractual-Relationship-Management effizient steuert. Mit dem Kompetenzzentrum Beschaffung richten wir schließlich eine zentrale Einheit ein, die Qualität sichert, Standards setzt und Wissen innerhalb Ihrer Organisation bündelt.

Wir treiben Innovation in der Beschaffung gezielt voran, indem wir dynamische Beschaffungssysteme für wiederkehrende und standardisierbare Leistungen – etwa Verbrauchsgüter oder Dienstleistungen – einführen.  Die Wirtschaftlichkeit und gesetzlichen sowie Compliance-Anforderungen im Fokus, gestalten wir Ausschreibungsverfahren vollständig digital und damit effizient, transparent und revisionssicher.

Perspektivisch unterstützen wir zudem mit KI-gestützten Lösungen bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungsunterlagen. So verbinden wir praxisnahe Innovation mit Zukunftstechnologien und machen Ihre Beschaffung fit für die nächste Entwicklungsstufe. 

Diese Leistungen werden von unseren Kolleginnen und Kollegen aus dem spezialisierten Fachbereich Luther Vergaberecht abgebildet.

Gemeinsam mit Ihren Teams gestalten und verhandeln wir die konkreten Einkaufs- und Projektverträge. Hierbei fließt unser Know-how aus zahlreichen Einkaufsprozessen und IT-Projekten ein, ebenso wie Erfahrungen aus Real-Estate-bezogenen Beschaffungen und personalwirtschaftlichen Projektstrukturen. So bilden die Verträge die praktischen und wirtschaftlichen Notwendigkeiten faktisch ab. Im Fokus stehen hierbei die Themen Preis- und Liefersicherheit sowie datenschutzrechtliche Compliance. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass die Supply-Chain aus regulatorischer Sicht (u.a. ESG) wirksam aufgebaut ist. Ferner gewährleisten wir, dass Gewährleistungs- und Produkthaftungsansprüche sowie Vertragsstrafen und Service Level Credits wirksam geltend gemacht werden können, sofern die gelieferten Produkte bzw. (IT-)Leistungen von den gewünschten Vorgaben abweichen. Insoweit verfolgen wir immer das Ziel, eine außergerichtliche Lösung herbeizuführen – unterstützen aber auch im Rahmen von streitigen Auseinandersetzungen, sofern eine außergerichtliche Lösung nicht gelingt. 

Diese Leistungen werden von unseren Kolleginnen und Kollegen aus den einzelnen Fachbereichen abgebildet: Luther Commercial, Luther IT/IP, Luther Real Estate & Infrastructure und Luther Arbeitsrecht.

Neben den vorstehend genannten Leistungen bieten wir unseren Mandanten sog. Qualitätshilfe-Maßnahmen (Q-Help) an, die bereits in den Beschaffungsverträgen angelegt werden. Hiernach werden Zulieferer, die entweder ihren zeitlichen und/oder qualitativen Vorgaben nicht gerecht werden, zur Erfüllung ihrer Leistungen von spezialisierten Teams unterstützt. Diese Unterstützung erfolgt in der Regel direkt vor Ort und setzt ganz konkret an den vorhandenen Problemen an, um diese möglichst zügig abzustellen. Auch hier zählt alleine unser Fokus, an dem wir alle gemeinschaftlich arbeiten: eine zügige, effiziente und qualitativ hochwertige Beschaffung. In (komplexen) IT-Projekten und IT-Lieferbeziehungen unterstützen wir unsere Mandanten dabei, die Leistungen im vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen zu erhalten. Dies inkludiert auch die rechtliche Begleitung von Einführungsprojekten vor Ort (z.B. Change-Request Management, Begleitung von Eskalationsmeeting, Durchsetzung von Vertragsstrafen). 

Beratungen zu dieser Leistung erhalten Sie ebenfalls aus dem Fachbereich Luther Commercial.

Wir unterstützen Sie bei der Konsolidierung und Vereinheitlichung bestehender Beschaffungsprozesse. Dies umfasst die strukturierte Einführung geeigneter digitaler Tools und Schnittstellen (API), den Aufbau eines zentralen Vertragsmanagementsystems sowie einer übersichtlichen Wissensdatenbank.

Für die laufende Steuerung entwickeln wir mit Ihnen ein KPI-Cockpit, das zentrale Kennzahlen – etwa Durchlaufzeiten, ESG-Kriterien oder Vertragsfristen – klar abbildet und mittels Ampellogik priorisiert. Dadurch werden Prozesse transparent, konsistent dokumentiert und effizient steuerbar.