Einführung von Kurzarbeit - Leitfaden für Unternehmen

Nach § 96 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 Satz 1 SGB III darf der Arbeitsausfall „nicht vermeidbar sein“, d. h. es müssen im Betrieb alle zumutbaren Vorkehrungen getroffen worden sein, um den Eintritt des Arbeitsausfalls zu verhindern.

Die „Fachlichen Weisungen Kurzarbeitergeld“ [FW Kug] und das „Merkblatt 8a“ der Bundesagentur für Arbeit regeln Einzelfragen hierzu.

Als Maßnahmen kommen in Betracht:

• Anpassung von Betriebsabläufen, § 96 Abs. 4 Satz 1 SGB III (FW Kug 96.23-29)
  beispielsweise durch
  • Arbeit auf Lager, soweit dies räumlich und wirtschaftlich vertretbar ist,
  • Umsetzung der Kurzarbeiter in andere, vollarbeitende Betriebsabteilungen, soweit arbeitsrechtlich zulässig und betriebstechnisch möglich,
  • wirtschaftlich zumutbare Umstellung auf andere Energiequellen oder Transportwege (z.B. Schiene statt Straße) bei Heiz- oder Betriebsstoffmangel,
  • rechtzeitige und ausreichende Beschaffung von Rohstoffen oder von Heiz- oder Betriebsstoffen,
  • Aufräumungs-, Instandsetzungs- oder Füllarbeiten
     
• Gewährung von Urlaub, § 96 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 SGB III (FW Kug 96.41-48)
  • Grundsatz: Zur Vermeidung von Arbeitsausfällen kann auch die Gewährung von Urlaub in Betracht kommen. Vom Arbeitgeber kann aber eine Bestimmung über den Antritt des Urlaubs zur Vermeidung der Kurzarbeit gegen die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer nicht gefordert werden.
  • Bereits verplanter Urlaub: Sofern jedoch der Urlaub z. B. durch Eintragung in die Urlaubsliste, durch Urlaubsplan oder Betriebsferien auf einen von der Kurzarbeit erfassten Zeitraum festgelegt ist und von der vorgesehenen Urlaubsplanung nur wegen der Kurzarbeit abgewichen werden soll, liegt insoweit vermeidbarer Arbeitsausfall vor.
  • Resturlaubsansprüche: Das Gleiche gilt, wenn die Kurzarbeit gegen Ende des Urlaubsjahres eingeführt wird oder noch übertragene Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Urlaubsjahr bestehen und der Arbeitgeber es unterlässt, eine Bestimmung über den Antritt des Urlaubs zu treffen, obwohl abweichende Urlaubswünsche der betroffenen Arbeitnehmer nicht bestehen oder nicht zu berücksichtigen sind. In diesen Fällen wird für die Dauer des möglichen Urlaubs Kug nicht gewährt.

• Nutzung von zulässigen Arbeitszeitschwankungen, § 96 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3, Abs. 4 Satz 4 SGB III (FW Kug 96.49-52, 67)
  • Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge sehen vielfach die Anpassung der Arbeitszeit an die Auftragslage vor, um kurzfristig auf eine bessere oder schlechtere Auslastung der Betriebskapazitäten reagieren zu können,
  • hierunter fallen auch Regelungen zu „flexibler Arbeitszeit“,
  • nur solche Arbeitszeitschwankungen sind zu nutzen, die bereits tatsächlich in Gebrauch sind,
  • nicht erforderlich ist, dass Arbeitszeitvereinbarungen geändert oder eingeführt werden,
  • Privilegierung für Unternehmen mit bestimmten Vereinbarungen über Arbeitszeitschwankungen in § 96 Abs. 4 Satz 4 SGB III,
  • Beschäftigte müssen keine Minusstunden aufbauen, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt werden kann (vgl. § 1 Nr. 2 KugV, BGBl. 2020 I, S. 595)

• Abbau von Arbeitszeitguthaben, § 96 Abs. 4 Satz 3 SGB III (FW Kug 96.53-66)
  • Grundsatz: Arbeitszeitguthaben sind abzubauen
  • fünf Ausnahmen in § 96 Abs. 4 Satz 3 SGB III
    insbesondere
    • Nr. 4: Arbeitszeitguthaben ist nicht abzubauen, soweit es den Umfang von 10 Prozent der ohne Mehrarbeit geschuldeten Jahresarbeitszeit übersteigt (Umkehrschluss: Guthaben im Umfang von bis zu 10 Prozent der geschuldeten Jahresarbeitszeit ist abzubauen)
    • Nr. 5: Arbeitszeitguthaben ist nicht abzubauen, das länger als ein Jahr bestanden hat (abzustellen ist auf den im Jahreszeitraum niedrigsten Wert)
    • liegen die Voraussetzungen von Nr. 4 und Nr. 5 vor, ist die für den Arbeitnehmer günstigere Regelung zu wählen
      
       
• Regelungen zum Aufbau von Freischichtkonten während des Kug-Zeitraums und bei im Betrieb vorhandenen Gleitzeitregelungen in FW Kug 96.54-55

Die Einführung von Kurzarbeit bedarf einer Rechtsgrundlage; das Direktionsrecht des Arbeitgebers genügt allein nicht!

• wenn tarifgebunden: tarifliche Kurzarbeitsklausel vorhanden?
  • falls vorhanden: Kurzarbeit unter Beachtung der tariflichen Voraussetzungen einführen (oftmals „Ankündigungsfrist“/ „Ansagefrist“ zu beachten)
     
• wenn Betriebsrat vorhanden: (umgehende) Verhandlung mit dem Betriebsrat und Einführung durch Betriebsvereinbarung (nicht Regelungsabrede) beschließen!
  • Anforderungen an BV: Rechte und Pflichten sind so deutlich zu regeln, dass diese für Arbeitnehmer zuverlässig erkennbar sind; mindestens erforderlich: Bestimmung von Beginn und Dauer der Kurzarbeit, Regelung der Lage und Verteilung der Arbeitszeit, die Auswahl der betroffenen Arbeitnehmer (BAG, Urteil vom 18.01.2015 – 5 AZR 491/14)
  • sofern Betriebsrat nicht zusammentreten kann, auf Wirksamkeit der Beschlussfassung durch den Betriebsrat achten 
     
• wenn kein Betriebsrat vorhanden, Arbeitsverträge prüfen:
  • auch wenn eine Kurzarbeitsklausel in den Arbeitsverträgen enthalten ist, empfiehlt sich der Abschluss einer „Zusatzvereinbarung Kurzarbeit“
    • Hintergrund: Das BAG hat bisher nicht darüber entschieden, ob die einseitige Anordnung von Kurzarbeit auf Basis einer Kurzarbeitsklausel zulässig ist. Die Literaturauffassungen hierzu sind vage. Das LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 07.10.2010 – 2 Sa 1230/10, hielt eine Klausel für unwirksam, da die Ankündigungsfrist fehlte. Die Unwirksamkeit könne auch daraus resultieren, dass Umfang und Ausmaß der Kurzarbeit, Festlegung des betroffenen Personenkreises sowie Art und Weise der Einbeziehung des Personenkreises völlig offen gelassen werde.
  • bei Widerstand des Arbeitnehmers, die Zusatzvereinbarung zu unterschreiben, Hinweis auf Möglichkeit der außerordentlichen betriebsbedingten (Änderungs-)Kündigung.
  • Sofern Kurzarbeit auf der Betriebsversammlung angekündigt und durch Abschluss der Zusatzvereinbarungen eingeführt werden soll, bietet sich der Einsatz von Unterschriftenlisten an.

Vordruck „Anzeige über Arbeitsausfall“

• zutreffende Vordrucknummer unten links: „Kug 101 - 03.2020“
• https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf
• zuständige Arbeitsagentur: in deren Bezirk der Betrieb liegt, bei mehreren Betrieben in unterschiedlichen Bezirken mehrere Anzeigen
• Form des Anzeige:
  • unterschrieben per Post, unterschriebenes Telefax, unterschriebener Scan per E-Mail
  • online auf https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-bei-entgeltausfall (Online-Registrierung des Unternehmens beim Arbeitgeberservice der Bundesagentur erforderlich; sofern noch nicht erfolgt, steht lt. BMAS Telefonnummer zur Verfügung: 0800 / 455 55 20)

• Ausfüllen der Anzeige am PC im PDF-Dokument
• unter E. „Angaben zum Arbeitsausfall“: es muss kurz und aussagekräftig die betriebliche Situation geschildert werden, die zum Arbeitsausfall führt, z. B.
  • behördlich angeordnete Schließung des/ der [GESCHÄFTS/ BETRIEBS/ FABRIK] ab dem [DATUM] durch [BEHÖRDE] in der [Straße Nr., PLZ Ort] wg. Corona-Pandemie
  • Corona-bedingte (massive) Lieferausfälle und hierdurch verursachte fehlende sinnvolle Beschäftigungsmöglichkeiten für [EINKAUF/ VERTRIEB/ ETC.]
  • Corona-bedingte massive [AUFTRAGSEINBRÜCHE/ NACHFRAGEEINBRÜCHE/ AUFTRAGSSTORNIERUNGEN] und hierdurch verursachte fehlende sinnvolle Beschäftigungsmöglichkeiten für [EINKAUF/ VERTRIEB/ ETC.]

• Hinweis der BA im Merkblatt 8a

Für eine unverzügliche Bearbeitung der Anzeige ist unabdingbar, dass die Gründe für die geplante Kurzarbeit,

• • Ursachen des Arbeitsausfalls; Vergleichswerte, die die Unterauslastung belegen,
  • Angaben zu Produkten/ Dienstleistungen, Hauptauftraggeber bzw. –nehmer,
  • Angaben zur vorübergehenden Natur des Arbeitsausfalls,

ausführlich dargelegt werden.

Erforderlich sind zwei Vordrucke!

1. Vordruck „Antrag auf Kurzarbeitergeld (Kug) – Leistungsantrag“

• richtige Vordrucknummer unten links: „Kug 107 - 01.2018“
• https://www.arbeitsagentur.de/datei/antrag-kug107_ba015344.pdf
• zuständige Agentur (ggf. andere als für die Anzeige!): in deren Bezirk die zuständige Lohnabrechnungsstelle für den Betrieb liegt, bei mehreren Lohnabrechnungsstellen in unterschiedlichen Bezirken mehrere Anzeigen!
• Form des Antrags:
  • unterschrieben per Post, unterschriebenes Telefax, unterschriebener Scan per E-Mail
  • online auf https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-bei-entgeltausfall (Online-Registrierung des Unternehmens beim Arbeitgeberservice der Bundesagentur erforderlich; sofern noch nicht erfolgt, steht lt. BMAS Telefonnummer zur Verfügung: 0800 / 455 55 20)

• Ausfüllen des Antrags am PC im PDF-Dokument

2. Vordruck „Kug-Abrechnungsliste - Anlage zum Leistungsantrag“

• richtige Vordrucknummer unten links: „Kug 108 - 01.2018“
• https://www.arbeitsagentur.de/datei/kug108_ba013010.pdf
• Ausfüllen des Vordrucks am PC im PDF-Dokument

Überblick in den Tabellen der Bundesagentur:

1. „Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug)“

2. „Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes (Kug) für Beschäftigte, die keine Sozialversicherungsbeiträge zu tragen haben“

§ 2 I KugV: dem Arbeitgeber werden für Arbeitsausfälle bis zum 31.12.2020 die von ihm allein zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung auf Antrag von der Bundesagentur in pauschalierter Form erstattet

§ 2 III KugV: für die Pauschalierung wird die Sozialversicherungspauschale nach § 153 I 2 Nr. 1 SGB III abzgl. des Betrags zur Arbeitsförderung zugrunde gelegt

• ob dies zu einer vollständigen Erstattung der vom Arbeitgeber zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge führen wird, wie dies bisher auf der BMAS-Homepage verlautbart wird (Stand: 01.04.2020), ist unklar: https://www.bmas.de/DE/Schwerpunkte/Informationen-Corona/erleichtertes-kurzarbeitergeld.html;jsessionid=89275423A950981E46EAF49CB32F25B8)