Neues zur Entgeltabrechnung im Jahr 2026

Nach § 108 Abs. 1 GewO ist die Entgeltabrechnung mit der Auszahlung des Arbeitsentgelts in Textform zu erteilen. Maßgeblich ist, dass sie dem Arbeitnehmer tatsächlich zugeht und ihm dauerhaft zur Verfügung steht. Diese Pflicht kann auch durch eine elektronische Bereitstellung erfüllt werden, etwa über ein digitales Mitarbeiterpostfach. Nach der Rechtsprechung des BAG ist hierfür keine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich, sofern der Arbeitgeber sicherstellt, dass der Mitarbeiter tatsächlich Zugriff auf die Abrechnung hat, diese dauerhaft abruf- und speicherbar ist und eine nachträgliche Veränderung durch den Arbeitgeber ausgeschlossen ist (BAG, Urteil vom 28.1.2025 – 9 AZR 48/24). Bei der Einführung digitaler Abrechnungssysteme sind neben technischen und organisatorischen Fragen insbesondere die betriebliche Mitbestimmung sowie datenschutzrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen.

Am 1.1.2026 stiegen die Beitragsbemessungsgrenzen in der gesetzlichen Renten- und Arbeitslosenversicherung auf 8.450 EUR monatlich (101.400 EUR jährlich) sowie in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung auf 5.812,50 EUR monatlich (69.750 EUR jährlich). Die Anhebung wirkt sich unmittelbar auf Entgeltabrechnungen aus: Für Beschäftigte, deren Arbeitsentgelt die bisherige Grenze überschreitet, erhöht sich infolge der Anhebung das beitragspflichtige Entgelt (bis zur neuen Grenze) und damit regelmäßig auch die Höhe der Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge. Die neuen Grenzen sind in der Entgeltabrechnung nicht nur beim laufenden Entgelt, sondern auch bei Einmalzahlungen, variablen Vergütungsbestandteilen und sonstigen Sonderzahlungen zu berücksichtigen.

Daneben dienen die Beitragsbemessungsgrenzen in zahlreichen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungszusammenhängen als Bezugsgröße. Dies gilt bspw. für Höchstbeträge bei der Entgeltumwandlung in der betrieblichen Altersversorgung. Zudem knüpfen verschiedene Entgeltersatzleistungen in ihrer Bemessung oder Deckelung an die Beitragsbemessungsgrenzen an, etwa das Insolvenzgeld und das Kurzarbeitergeld. Daneben ist die Anhebung der Versicherungspflichtgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung auf 6.450 EUR monatlich (77.400 EUR jährlich) zu beachten. Sie entscheidet darüber, ob Versicherungspflicht besteht oder Versicherungsfreiheit eintritt, und kann damit einen Statuswechsel auslösen, der in der Entgeltabrechnung abzubilden ist.

Zum Jahreswechsel erhöhte sich ferner der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 EUR brutto je Zeitstunde. Maßgeblich ist stets, ob das für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit geschuldete Arbeitsentgelt den Mindestlohn im Rahmen einer stundenbezogenen Durchschnittsbetrachtung erreicht. Erfasst sind alle Arbeitnehmer, einschließlich geringfügig Beschäftigter, ausgenommen sind hingegen Auszubildende sowie bestimmte Praktikanten gem. § 22 MiLoG. Anrechenbar sind solche Entgeltbestandteile, die die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung vergüten und funktional der Grundvergütung gleichwertig sind. Nicht anzurechnen sind demgegenüber Zahlungen mit anderem Zweck, etwa Aufwendungsersatz. Die Entgeltabrechnung sollte die Mindestlohnerfüllung insbesondere bei pauschalierten Monatsentgelten, variablen Vergütungsbestandteilen oder Einmalzahlungen nachvollziehbar dokumentieren. Eine Entgelterhöhung, die allein der Erfüllung des (neuen) gesetzlichen Mindestlohns dient, stellt im Übrigen keine Änderung von Entlohnungsgrundsätzen im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG dar und ist deshalb auch nicht mitbestimmungspflichtig (BAG, Beschluss vom 27.4.2021 – 1 ABR 21/20).

Die Mindestlohnerhöhung wirkt sich zudem unmittelbar auf geringfügige Beschäftigungen nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV aus. Die Geringfügigkeitsgrenze für die Entgeltgeringfügigkeit stieg zum 1.1.2026 auf 603 EUR monatlich. Bleibt die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit unverändert, kann der angestiegene Mindestlohn zu einem Überschreiten des Grenzwertes führen. Soll der Status der geringfügigen Beschäftigung erhalten bleiben, können eventuell arbeitsvertragliche Anpassungen erforderlich sein, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitszeit. Unterbleiben solche Anpassungen, kann eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegen. Infolgedessen empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung bestehender Minijob-Verträge.

Zu Neujahr ist überdies ist das sog. Aktivrentengesetz in Kraft getreten. Es verfolgt das Ziel, Anreize für eine Weiterbeschäftigung von Arbeitnehmern nach Erreichen der gesetzlichen Regelaltersgrenze zu schaffen. Kern des Gesetzes ist eine steuerliche Begünstigung von Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit, die nach Überschreiten der Regelaltersgrenze erzielt werden. Konkret bleiben Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit bis zu einem Betrag von 2.000 EUR monatlich steuerfrei, sofern die Beschäftigung nach Erreichen der Regelaltersgrenze ausgeübt wird. Der steuerfreie Betrag unterliegt auch nicht dem Progressionsvorbehalt. Die Steuerbefreiung greift unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer bereits eine Altersrente bezieht, und ist auf sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen beschränkt.

Sozialversicherungsrechtlich bleibt das Arbeitsentgelt weiterhin beitragspflichtig zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. In der gesetzlichen Rentenversicherung besteht nach Erreichen der Regelaltersgrenze Versicherungsfreiheit auf Arbeitnehmerseite, während der Arbeitgeber weiterhin Rentenversicherungsbeiträge zu entrichten hat. Auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung fallen für den Arbeitgeber weiterhin an. Grundsätzlich setzt die Weiterbeschäftigung regelmäßig eine wirksame vertragliche Grundlage voraus. Dabei sind die Vorgaben des Befristungsrechts, des Gleichbehandlungsrechts sowie kollektivrechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Die Umsetzung der sich aus dem Aktivrentengesetz ergebenden Möglichkeiten sollte im Hinblick auf die arbeitsvertragliche Gestaltung, sozialversicherungsrechtliche Statusfragen und die Abrechnung aufeinander abgestimmt sein.

Die bis zum 7.6.2026 umzusetzende Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 wird die Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entgeltstrukturen voraussichtlich deutlich erhöhen. Die Richtlinie erweitert Auskunfts-, Nachweis- und Berichtspflichten der Arbeitgeber. Der Abschlussbericht der von der Bundesregierung eingesetzten Kommission zur Umsetzung der Richtlinie zeigt, dass künftig insbesondere klare Entgeltstrukturen, nachvollziehbare Entgeltbestandteile und belastbare Daten zur Entgeltgleichheit an Bedeutung gewinnen werden. Entgeltabrechnungen werden somit faktisch stärker in den Fokus rücken, da sie eine zentrale Informationsquelle darstellen. Für Arbeitgeber empfiehlt sich eine frühzeitige Überprüfung der bestehenden Entgelt- und Abrechnungssysteme, um den künftigen Anforderungen zu begegnen.