Singapur Workplace Fairness Act (WFA) – Pflichten und Auswirkungen für Arbeitgeber

Während die Standards für Fairness in der Beschäftigung in Singapur derzeit in den Tripartite Guidelines („Guidelines“) on Fair Employment Practices festgelegt sind, die von der Tripartite Alliance for Fair & Progressive Employment Practices („TAFEP“) herausgegeben werden, soll das vorgeschlagene WFA Singapurs erstes umfassendes, verbindliches Gesetz zur Bekämpfung von Diskriminierung in Arbeitsverhältnissen sein. Es markiert einen Paradigmenwechsel von einem überwiegend auf Soft Law basierenden System zu einem kodifizierten, durchsetzbaren Rechtssystem. 

Obwohl die Leitlinien nicht gesetzlich verankert sind, legen sie bereits erwartete Standards für faire Beschäftigung fest. Wenn ein betroffener Arbeitnehmer eine Beschwerde gegen seinen Arbeitgeber einreicht, kann die Nichteinhaltung der Leitlinien eine Untersuchung der Praktiken des Arbeitgebers auslösen, und das Arbeitsministerium kann Durchsetzungsmaßnahmen ergreifen, wie z. B. die Einschränkung der Arbeitserlaubnisprivilegien des Arbeitgebers. Es wird erwartet, dass die Guidelines auch nach Inkrafttreten des WFA weiterhin gelten und parallel zum neuen gesetzlichen Rahmen angewendet werden, um diesen zu ergänzen und den rechtlichen Schutz vor Diskriminierung am Arbeitsplatz weiter zu stärken. 

Das WFA wird den Schutz vor diskriminierenden Beschäftigungsentscheidungen während des gesamten Beschäftigungszyklus verbessern. Dazu gehören die Zeit vor der Einstellung mit Stellenanzeigen, Vorauswahl und der endgültigen Entscheidung, ob der Arbeitgeber eine Person einstellt, sowie alle Entscheidungen während der Beschäftigung hinsichtlich Beurteilungen, Beförderungen, Schulungen, Herabstufungen und auch Entscheidungen am Ende des Beschäftigungsverhältnisses wie Kündigung oder Entlassung.

Das System soll ungerechtfertigte nachteilige Entscheidungen aufgrund bestimmter geschützter Merkmale wie Alter, Nationalität, Geschlecht, Familienstand, Schwangerschaft, Pflegeverantwortung, Rasse, Religion, Sprachkenntnisse, Behinderung und psychische Gesundheit verhindern.

Nicht ausdrücklich aufgeführt und daher nicht durch das WFA geschützt sind die Geschlechtsidentität und sexuelle Orientierung einer Person, Vorstrafen und der Gesundheitszustand (sofern es sich nicht um eine Behinderung oder eine psychische Erkrankung handelt). Diese werden jedoch weiterhin durch die Guidelines für faire Beschäftigungspraktiken geschützt.

Gemäß WFA muss eine mögliche Diskriminierung am Arbeitsplatz zunächst über den internen Beschwerdemechanismus des Unternehmens beim Arbeitgeber angesprochen werden. Wenn der interne Prozess scheitert, muss der Arbeitnehmer oder die Person, die in einen Streit mit dem Arbeitgeber verwickelt ist, einen Antrag auf Schlichtung stellen. Nur wenn die Schlichtung erfolglos bleibt, kann eine Klage wegen Diskriminierung am Arbeitsplatz vor dem ECT oder, wenn der Streitwert SGD 250.000 übersteigt, vor dem High Court erhoben werden. Das Verfahren vor dem ECT folgt vereinfachten, richtergeführten Verfahren, und eine externe Rechtsvertretung ist in ECT-Verfahren in der Regel nicht zulässig, während Verfahren vor dem High Court dem vollständigen Zivilverfahrensvorschriften unterliegen und eine externe Rechtsvertretung erfordern.

Das WFA erlegt Arbeitgebern umfassende Verpflichtungen auf, und eine solide Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen wird für die Einhaltung des WFA von zentraler Bedeutung sein.

Im Einstellungsprozess müssen Arbeitgeber leistungsorientierte Einstellungsverfahren anwenden und direkte oder indirekte Verweise auf geschützte Merkmale in Stellenanzeigen, Auswahlfragen oder Vorstellungsgesprächen vermeiden, es sei denn, es liegt eine gesetzlich zulässige Ausnahme vor. Von Arbeitgebern wird erwartet, dass sie angemessene Auswahlunterlagen, einschließlich Bewertungskriterien, Interviewnotizen und Bewertungsrahmen, aufbewahren, um nachzuweisen, dass Einstellungsentscheidungen fair und nicht diskriminierend sind.

Während des Arbeitsverhältnisses müssen alle Beschäftigungsentscheidungen auf objektiven Faktoren beruhen und einheitlich auf die gesamte Belegschaft angewendet werden. Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass Arbeitsplatzrichtlinien oder -praktiken geschützte Gruppen nicht indirekt benachteiligen, es sei denn, solche Maßnahmen sind durch legitime und verhältnismäßige geschäftliche Erfordernisse gemäß der WFA objektiv gerechtfertigt.

Entscheidungen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Kündigungen und Entlassungen, dürfen nicht durch geschützte Merkmale beeinflusst werden. Arbeitgeber sollten klare, dokumentierte Begründungen für solche Entscheidungen vorhalten, die durch Belege wie Leistungsnachweise oder Auswahlmatrizen für Entlassungen untermauert sind.

Das WFA verlangt von Arbeitgebern außerdem, einen wirksamen, zugänglichen und vertraulichen internen Beschwerdemechanismus für Diskriminierungsbeschwerden einzurichten und aufrechtzuerhalten.

Phase 1: Vorbereitung
Arbeitgeber sollten zunächst die Rollen und Prozesse während des gesamten Beschäftigungszyklus, von der Einstellung bis zur Kündigung, abbilden, um Punkte zu identifizieren, an denen geschützte Merkmale unbeabsichtigt die Entscheidungsfindung beeinflussen könnten. Antidiskriminierungsrichtlinien und Beschwerdeverfahren sollten nach Bedarf entworfen, überprüft oder aktualisiert werden. Parallel dazu sollten Arbeitgeber gezielte Schulungen für Führungskräfte und Personalverantwortliche planen, um das Bewusstsein für gesetzliche Verpflichtungen und die einheitliche Anwendung von Richtlinien sicherzustellen.

Phase 2: Umsetzung
In der Umsetzungsphase sollten Stellenbeschreibungen und Stellenanzeigen überprüft und standardisiert werden, um voreingenommene Formulierungen zu vermeiden. Vorstellungsgespräche sollten durch strukturierte Interviewleitfäden und objektive Bewertungssysteme unterstützt werden. Arbeitgeber sollten außerdem klare Dokumentationsstandards für Leistungsbeurteilungen, Beförderungsentscheidungen und Nominierungen für Schulungen einführen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte ein formeller Beschwerdemechanismus eingeführt werden, der klar kommunizierte Ansprechpartner, Vertraulichkeitsgarantien, unparteiische und zeitnahe Untersuchungsverfahren, ausdrückliche Zusicherungen gegen nachteilige Maßnahmen und eine solide Dokumentation von Beschwerden, Ergebnissen und Abhilfemaßnahmen umfasst.

Phase 3: Überwachung und Reaktion
Sobald der Rahmen geschaffen ist, sollten Arbeitgeber dessen Wirksamkeit kontinuierlich überwachen. Dazu gehört die Nachverfolgung von Beschwerden, des Zeitrahmens für die Lösungsfindung und Ergebnissen, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Es sollte ein klares Protokoll für die Mediation erstellt werden, in dem festgelegt ist, wer beteiligt ist, wer Entscheidungsbefugnisse hat und welche Unterlagen erforderlich sind. Schließlich sollten regelmäßige Daten- und Belegschaftsanalysen durchgeführt werden, um Muster in Beschäftigungsentscheidungen zu erkennen, die auf Diskriminierung oder strukturelle Probleme hindeuten könnten, damit rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können. Bitte konsultieren Sie uns hinsichtlich der Verwendung solcher Muster und der Umsetzung von Richtlinien, die sich aus der Erkennung solcher Muster ergeben, da die Verwendung solcher Erkenntnisse das Risiko birgt, dass es zu diskriminierenden Praktiken kommt, z. B. zur Reduzierung der Einstellung einer bestimmten Gruppe, die den Mustern zufolge überproportional häufig eingestellt wurde.