Der Director der Private Company Limited by Shares in Singapur

Die am häufigsten von Ausländern in Singapur zur Ausübung ihrer Geschäftstätigkeit genutzte Gesellschaftsform ist die Private Company Limited by Shares ("Pte Ltd"), die aus funktionaler Sicht mit der deutschen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) vergleichbar ist. Eine Pte Ltd kann nur dann gegründet werden, wenn zum Zeitpunkt der Einreichung der Anmeldung zur Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister in Singapur mindestens ein lokal ansässiger Direktor („Director“) bestellt ist. Werden mehrere Directors ernannt, bilden alle zusammen das Direktorium („Board of Directors“), das das leitende Organ der Pte Ltd ist.

Das Verhältnis zwischen Director und Board of Directors

Mit Ausnahme von Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung der Anteilseigner entweder nach dem lokalen Gesellschaftsrecht („Companies Act“) oder der Satzung bedürfen und Angelegenheiten im Zusammenhang mit der laufenden Geschäftsführung des täglichen Lebens, trifft grundsätzlich das Board of Directors sämtliche Entscheidungen in Bezug auf die Führung der Gesellschaft als Kollektiv. Dies geschieht in der Regel durch Beschlüsse, die mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Umgesetzt werden diese Entscheidungen vom geschäftsführenden Director („Managing Director“) des Board of Directors. Dieser ist zwar für die laufenden Geschäfte verantwortlich, hat aber im Gegensatz zum Geschäftsführer einer deutschen GmbH nicht die Alleinvertretungsbefugnis der Gesellschaft in darüber hinaus gehenden Angelegenheiten, soweit nicht explizit eingeräumt. Die genaue Ausgestaltung der Vertretungsbefugnis kann in der Gesellschaftssatzung oder durch entsprechende Ermächtigung mittels Board-Beschluss individuell geregelt werden. Da eine solche Ermächtigung nicht öffentlich im Handelsregister eingesehen werden kann, können Dritte einen Beschluss des Board of Directors in Bezug auf die konkret auszuübende Tätigkeit verlangen. Zum Schutze des Rechtsverkehrs kann es durch das Eingreifen von Prinzipien wie Duldungs- und Anscheinsvollmacht, zu einer Ermächtigung (und Haftung) durch Rechtsschein kommen, sofern der Managing Director unberechtigterweise im Namen der Gesellschaft auftritt.

Obwohl das Board of Directors kollektiv für die Geschäftsführung der Pte Ltd. verantwortlich ist, liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Directors, ob geschäftsführend oder nicht geschäftsführend, die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Directors zu erfüllen, einschließlich der Treuepflichten und anderer Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Amt des Directors.

Pflichten des Directors

Ein Director unterliegt gewissen Treue- und Sorgfaltspflichten, die sich aus einem Zusammenspiel der allgemeinen Grundsätze des Common Law und den gesetzlichen Vorschriften im Companies Act ergeben. Diesen Pflichten muss er persönlich nachkommen. Davon zu unterscheiden sind die Pflichten der Gesellschaft, die er zwar nicht in Person erbringen muss, aber bei deren Nichterbringung er ebenfalls zur Verantwortung herangezogen werden kann.

1. Ein Director soll jederzeit redlich handeln und bei der Ausübung seines Amtes eine angemessene Sorgfalt walten lassen.

Ein Director, der in gutem Glauben im Interesse des Unternehmens handelt, wird als redlich handelnd angesehen. Im Interesse der Gesellschaft zu handeln bedeutet in erster Linie, das Interesse der Gesellschaft als eigenständige juristische Person zu wahren und nicht die Interessen der Anteilseigner und Angestellten, auch wenn solche Interessen so weit wie möglich berücksichtigt werden sollten. Im Fall der Insolvenz hat das Interesse der Gläubiger höchste Priorität. Persönliche Interessen des Director zählen naturgemäß nicht zu den geschützten Interessen der Gesellschaft.

In der Konsequenz hieraus ergibt sich die Pflicht eines Director, Situationen zu vermeiden, in der seine Aufgaben und Interessen im Widerspruch zueinander stehen. Ein Interessenkonflikt kann z.B. dann entstehen, wenn ein Director ein Grundstück oder anderes Eigentum der Gesellschaft erwirbt, eine konkurrierende Gesellschaft gründet oder verschiedene Geschäftsleiterpositionen in anderen Unternehmen innehat und der Gesellschaft nicht seine ungeteilte Loyalität zukommen lassen kann. Diese schuldet er ihr aber bezüglich aller zu treffenden Entscheidungen. Im Übrigen ergibt sich aus dem Companies Act sogar die gesetzliche Pflicht eines Directors, sämtliche Anteile, Rechte oder andere Beteiligungen an der Gesellschaft offenzulegen und in einem Register zu dokumentieren.

2. Für die sachgemäße Ausübung seiner Aufgaben muss ein Director über jene persönliche und fachliche Fähigkeiten verfügen, die erforderlich sind, um ein Unternehmen zu führen. Die genaueren Anforderungen hieran sind ganz von der Natur des jeweiligen Unternehmens abhängig.

Weiterhin treffen einen Director noch allgemeine Sorgfalts-und Fürsorgepflichten, wie sich beispielsweise ausreichend über seine Rechte und Pflichten zu informieren und seine Untergebenen sorgfältig auszuwählen. Der Sorgfaltsmaßstab ist objektiv, das bedeutet, man misst die Handlung daran, was eine besonnene, durchschnittliche Person mit der gleichen Tätigkeitsbeschreibung in dieser Situation getan hätte. Der Umfang hängt jedoch auch von der konkreten Rolle des Director innerhalb der Gesellschaft ab, so dass an den Managing Director höhere Anforderungen gestellt werden, als an einen Director, der mit der Führung der Gesellschaft nur am Rande betraut ist.

3. Außerdem darf ein Director alle Befugnisse, die ihm aufgrund seiner Stellung sowie alle Informationen, die er aufgrund seiner Position besitzt, ausschließlich für sachgerechte Zwecke der Gesellschaft und nicht für seinen eigenen Vorteil oder den von anderen einsetzen. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, dass er auch zum Schutz des Gesellschaftsvermögens verpflichtet ist.

4. Über die oben genannten persönlichen Pflichten eines Director hinaus, ist er außerdem persönlich dafür verantwortlich, wenn die Gesellschaft oder deren interner Verwalter, der sog. „Company Secretary“, gesetzlichen Einreichungspflichten in Bezug auf die Gesellschaft nicht rechtzeitig nachkommt. Hierbei handelt es sich hauptsächlich um Pflichten in Bezug auf die Einhaltung der im Companies Act festgelegten Corporate Compliance Vorschriften. Im Folgenden einige der wichtigsten Vorschriften:

• Es ist die Pflicht eines Directors, dafür zu sorgen, die Hauptversammlung („Annual General Meeting“), bei der der Director den Anteilseignern den Jahresabschluss vorzulegen hat, innerhalb von sechs Monaten nach Ende jedes Finanzjahres abgehalten wird, sofern die Anteilseigner nicht gänzlich auf eine solche verzichten. Im Anschluss an das Annual General Meeting oder den Verzicht muss sichergestellt sein, dass der Jahresbericht innerhalb eines Monates beim Handelsregister eingereicht wird.
• Ein Director hat außerdem dafür zu sorgen, dass alle Unterlagen für die Buchhaltung und andere Dokumente, die sich auf die Finanzlage beziehen, sicher und aktuell gehalten werden.
• Ein Director muss auch sicherstellen, dass die Gesellschaft ein obligatorisches statuarisches Register führt. Hierzu gehören das “Register of Members”, “Register of Charges”, “Register of Directors’ shareholdings” sowie das “Register of Directors, Managers, Secretaries and Auditors”. Alle Änderungen innerhalb der internen Struktur der Gesellschaft sind hierin zu dokumentieren und zur Eintragung im Handelsregister anzumelden. Es liegt in der Verantwortung des Director, dafür zu sorgen, dass die Register entsprechend aktualisiert werden.

Haftung des Director

Die Folge eines Verstoßes eines Director gegen die gesetzlich statuierten Treue-, Sorgfalts- und Fürsorgepflichten ist sowohl eine zivilrechtliche als auch eine strafrechtliche Verantwortlichkeit. Aus zivilrechtlicher Sicht kann ihn die Gesellschaft auf Schadensersatz verklagen oder alternativ den unrechtmäßig erwirtschafteten, persönlichen Gewinn herausverlangen. Bei einer Veruntreuung des Gesellschaftsvermögens kann zusätzlich auch das Gut, das unrechtmäßig aus dem Vermögen entfernt wurde, zurückverlangt werden. Er haftet gegebenenfalls auch persönlich Dritten gegenüber. Aus strafrechtlicher Sicht ist festzuhalten, dass sich der Director bei einer Pflichtverletzung außerdem strafbar machen und hierfür eine Geldstrafe von bis zu 5.000 SGD oder Haftstrafe von bis zu 12 Monaten auferlegt bekommen kann.

Ähnliches gilt auch für die Pflichten des Directors, bei denen er als sog. Überwachergarant fungiert und für Handlungen, die nicht unbedingt spezifische Pflichten eines Directors sind, sondern grundsätzlich von jeder Person innerhalb einer Unternehmensstruktur begangen werden können. Auch hier haftet er persönlich und kann sich ggf. strafbar machen. Ein Verschulden ist nur dann erforderlich, sofern ausdrücklich im Gesetz gefordert. Häufig wird auch zusätzlich noch ein Bußgeld gegen die Gesellschaft selbst verhängt. So kann beispielweise das verspätete Abhalten des Annual General Meetings zu einer Geldstrafe von 5.000 SGD und einem zusätzlichen Bußgeld gegen die Gesellschaft führen. Die wissentliche Angabe irreführender Informationen beim Handelsregister kann sogar zu einer Geldstrafe von bis zu 50.000 SGD oder einer Freiheitsstrafe von 2 Jahren oder zu beidem führen.

Im Übrigen kann ein Pflichtverstoß gegen die Treuepflichten und das wiederholte verspätete Einreichen von Unterlagen wie dem Jahresbericht dazu führen, dass es dem Director für die Zukunft untersagt wird, sein Amt weiterhin auszuführen und für andere Gesellschaften als Director tätig zu werden.

Empfehlung

Gerade in den ersten Jahren nach der Unternehmensgründung steht die Einhaltung der Pflichten eines Directors häufig weniger im Fokus des jeweiligen Directors, als das Tagesgeschäft. In Anbetracht dessen, dass bei einigen Pflichtverletzungen eine Freiheitsstrafe als eine mögliche Sanktion vorgesehen ist, sollten diese Pflichten allerdings auf keinen Fall vernachlässigt werden. Wir empfehlen daher, dass ein neu ernannter Director, egal ob geschäftsführend oder nicht geschäftsführend, sich seine Verantwortlichkeiten bewusst macht und seinen Aufgaben sorgfältig nachkommt. Der Aufwand und die hierfür nötigen Kenntnisse sollten nicht leichtfertig unterschätzt werden und ggf. müssen die eigenen Kompetenzen und Kapazitäten mit externer Unterstützung durch Experten ergänzt werden. Die Inanspruchnahme solcher Leistungen im Verhältnis zu den drohenden Sanktionen ist in jedem Falle angemessen.

Anna-Carolina Zwinge

Rechtsanwältin

Associate

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Singapur

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